Phương sách của chúng tôi đối với vấn đề bảo mật thông tin

    Dịch vụ Pháp lý Tenants Union/Tenants Victoria cam kết xử lý thông tin cá nhân của quý vị một cách có trách nhiệm và công bằng theo đúng Các Nguyên tắc Bảo mật Thông tin được quy định trong Đạo luật Bảo mật Thông tin (Information Privacy Act) 2000 (Vic).

    Bản Công bố về Bảo mật (Privacy Statement) này giải thích chúng tôi có thể thu thập thông tin nào về quý vị và cách chúng tôi có thể sử dụng cùng tiết lộ thông tin này, cách thức quý vị có thể ngỏ lời yêu cầu nếu muốn hạn chế việc chúng tôi sử dụng và tiết lộ thông tin đó; và các thủ tục chúng tôi có sẵn để bảo mật thông tin của quý vị. Chủ trương Bảo mật (Privacy Policy) này không trình bày về nghĩa vụ bảo mật đối với khách hàng của chúng tôi nhưng điều này được mô tả trong Các Điều kiện Trợ giúp (Conditions of Assistance) của chúng tôi.

    Ý nghĩa của từ ‘thông tin cá nhân’

    Thông tin cá nhân có nghĩa là thông tin hoặc quan điểm về một cá nhân có thể truy ra danh tính được. Các thông tin cá nhân chúng tôi thu thập bao gồm tên họ, địa chỉ, số điện thoại và chi tiết liên lạc bằng email, nội dung khiếu nại và thông tin có liên quan đến công việc chúng tôi đang thực hiện cho quý vị.

    Sự ưng thuận của quý vị

    Khi cung cấp cho chúng tôi thông tin về bản thân qua trang mạng này hoặc bằng cách khác, quý vị đồng ý cho phép chúng tôi thu thập, sử dụng, tiết lộ và chuyển thông tin đó như được quy định trong chủ trương bảo mật.

    Nếu chúng tôi thay đổi chủ trương bảo mật, chúng tôi sẽ đăng những thay đổi đó trên trang mạng này và có thể đăng thông báo trên các trang khác của trang mạng này để quý vị luôn có thể biết chúng tôi thu thập thông tin gì và cách chúng tôi sử dụng thông tin. Những thay đổi này sẽ có hiệu lực ngay sau khi chúng được đăng trên trang mạng này.

    Thông tin chúng tôi thu thập về quý vị và cách thức chúng tôi sử dụng và tiết lộ thông tin này

    Chúng tôi có thể thu thập thông tin về quý vị trong một số trường hợp, kể cả khi quý vị nhờ chúng tôi trợ giúp và hướng dẫn về pháp lý; khi quý vị nêu thắc mắc tại bất kỳ phần nào trên trang mạng; khi quý vị tham dự cuộc hội thảo hoặc sự kiện khác do chúng tôi tổ chức; khi quý vị đăng ký để chúng tôi gửi thông tin cho quý vị, bao gồm huấn luyện; khi quý vị nộp đơn xin hoặc được nhận vào làm việc với chúng tôi; hoặc khi quý vị đề nghị cung cấp hoặc cung cấp dịch vụ cho chúng tôi.

    Chúng tôi sẽ không thu thập thông tin về quý vị bằng các phương pháp bất hợp pháp, xâm phạm bất hợp lý hoặc cưỡng bách.

    Thông tin chúng tôi thu thập có thể bao gồm tên họ, địa chỉ bưu điện, địa chỉ email, số điện thoại và thông tin liên quan đến việc làm của quý vị, thu nhập của quý vị và/hay thông tin khác liên quan đến sở thích của quý vị hoặc khi thông tin liên quan đến các dịch vụ pháp lý do chúng tôi cung cấp. Thỉng thoảng, thông tin này có thể bao gồm thông tin về sức khỏe và chi tiết về bất kỳ tiền án tiền sự nào quý vị có thể có.

    Nếu có lúc quý vị không cung cấp thông tin theo yêu cầu của chúng tôi, có khi chúng tôi không có khả năng cung cấp dịch vụ cho quý vị hoặc không đạt được mục đích khiến chúng tôi yêu cầu quý vị cung cấp thông tin.

    Chúng tôi cũng có thể thu thập, sử dụng và tiết lộ dữ liệu hay thông tin cá nhân khi đó là điều cần thiết hợp lý cho việc xác lập, thực hiện hay biện hộ đối với đơn kiện tụng pháp lý hoặc công bằng, hoặc cho mục đích của thủ tục giải quyết tranh chấp bảo mật khác hơn.

    Chúng tôi phải báo cáo định kỳ cho cả Chính phủ Liên bang lẫn Tiểu bang Victoria với thông tin thống kê không làm lộ danh tính liên quan đến các dịch vụ và khách hàng của chúng tôi. Nếu quý vị nhờ chúng tôi hướng dẫn và trợ giúp pháp lý liên tục, chúng tôi yêu cầu quý vị giúp chúng tôi để làm điều này bằng cách cung cấp cho chúng tôi thông tin dưới đây:

    • Giới tính
    • Nếu quý vị cho rằng mình là người bản địa
    • Nếu quý vị bị khuyết tật
    • Thu nhập và nguồn thu nhập của quý vị
    • Nếu quý vị cần thông dịch viên
    • Nếu quý vị đang lãnh trợ cấp lợi tức hay tiền cấp dưỡng của Centrelink.

    Dịch vụ trợ giúp pháp lý liên tục do chúng tôi cung cấp phải tuân thủ thỏa thuận về việc chúng tôi trợ giúp quý vị. Chúng tôi cũng thu thập thông tin cá nhân để:

    • đánh giá các điều kiện phải hội đủ để được chúng tôi trợ giúp pháp lý
    • giúp nhân viên chúng tôi trợ giúp quý vị về pháp lý
    • bảo đảm chúng tôi tuân thủ các nguyên tắc đạo đức ngành luật và pháp luật.

    Chúng tôi cũng có thể sử dụng thông tin tổng hợp và thống kê nhằm mục đích phổ biến tin tức trên phương tiện truyền thông và báo chí trong kế sách thay đổi xã hội của Tenants Union of Victoria/Tenants Victoria.

    Trong một số trường hợp, chúng tôi thu thập thông tin cá nhân về quý vị từ nguồn thứ ba. Ví dụ như chúng tôi có thể thu thập thông tin cá nhân từ các tổ chức khác mà quý vị đã giao dịch, các cơ quan công quyền, và các nơi cung cấp thông tin hoặc dịch vụ hoặc từ hồ sơ được công bố công khai.

    Chúng tôi, nhân viên của chúng tôi, các đại diện, chuyên gia tư vấn và các người làm hợp đồng phụ, có thể sử dụng bất kỳ thông tin nào về quý vị chúng tôi đã thu thập được để hướng dẫn, trợ giúp và cung cấp thông tin pháp lý cho quý vị, để gửi đến cho quý vị thông tin của chúng tôi về tin tức, các ấn phẩm, hội thảo và sự kiện; để cải tiến dịch vụ và cách thức thông tin liên lạc của chúng tôi; để giải quyết việc quý vị nhờ chúng tôi giúp đỡ và các đơn xin nộp với chúng tôi; và cho bất kỳ mục đích nào khác mà thông tin đã được cung cấp cho chúng tôi hoặc vào bất kỳ mục đích nào liên quan hoặc gián tiếp liên quan đến bất kỳ điều nào nêu trên. Chúng tôi cũng có thể sử dụng thông tin hay dữ liệu cá nhân khi chúng tôi được pháp luật cho phép làm như vậy. Điều này bao gồm trường hợp quý vị đã bày tỏ cụ thể hoặc ngụ ý ưng thuận đối với việc sử dụng đó.

    Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân của quý vị trong các trường hợp dưới đây:

    • Nếu quý vị là khách hàng của Dịch vụ Pháp lý Tenants Union/Tenants Victoria, chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân của quý vị cho:
      • Trạng sư, chuyên gia pháp lý khác (kể cả hòa giải viên), chuyên gia tư vấn hoặc các chuyên gia được chúng tôi thuê để phụ trách vụ việc của quý vị; hoặc
      • Các dịch vụ pháp luật cộng đồng khác hoặc các nơi cung cấp dịch vụ xã hội & an sinh nhằm mục đích tìm thêm tư vấn pháp lý hoặc các trợ giúp theo cách thức khác cho quý vị.
    • Nếu chúng tôi thu thập được thông tin cá nhân về quý vị trong khi cung cấp dịch vụ pháp lý cho bất kỳ khách hàng nào khác của chúng tôi, chúng tôi có thể tiết lộ thông tin này cho khách hàng này, và khi pháp luật cho phép, chúng tôi tiết lộ thông tin này cho những người khác nhằm mục đích cung cấp những dịch vụ này;
    • Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân về quý vị cho nhân viên của chúng tôi, đại diện, chuyên gia tư vấn và các người làm hợp đồng phụ đã giúp chúng tôi điều hành tổ chức của chúng tôi, kể cả trang mạng này hoặc cung cấp các dịch vụ liên quan và những người thuộc diện liên quan đến các nghĩa vụ an ninh và bảo mật của chúng tôi; và
    • Chúng tôi sẽ tiết lộ thông tin cá nhân về quý vị trong bất kỳ tình huống nào khác theo đúng pháp luật hoặc pháp luật cho phép chúng tôi thực hiện điều này.

    Thông tin về những người khác do quý vị cung cấp cho chúng tôi

    Nếu quý vị cung cấp cho chúng tôi thông tin cá nhân về một người nào khác (chẳng hạn như thân nhân hoặc bạn bè quý vị đang thay mặt họ để nhờ trợ giúp), quý vị phải bảo đảm rằng quý vị có quyền tiết lộ thông tin đó cho chúng tôi và rằng, nếu chúng tôi không thực hiện bất cứ bước nào khác nữa, chúng tôi có thể thu thập, sử dụng và tiết lộ thông tin như được mô tả trong Chủ trương Bảo mật này. Đặc biệt, quý vị phải bảo đảm cá nhân liên quan biết về các vấn đề khác nhau được trình bày chi tiết trong Chủ trương Bảo mật này, vì những vấn đề này có liên quan đến cá nhân đó, kể cả danh tính của chúng tôi, cách liên lạc với chúng tôi, mục đích chúng tôi thu thập thông tin, các cách thức tiết lộ thông tin của chúng tôi (kể cả việc tiết lộ thông tin cho người ở nước ngoài), quyền của cá nhân để xem thông tin này và khiếu nại về việc xử lý thông tin, và các hậu quả nếu không cung cấp thông tin (ví dụ như chúng tôi không thể cung cấp dịch vụ).

    Cẩn mật lưu trữ thông tin về quý vị

    Chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để lưu trữ và bảo vệ thông tin về quý vị thích đáng để chống lại vấn đề mất mát, sử dụng bừa bãi và truy cập trái phép. Thông tin có thể được lưu trữ trong hệ thống công nghệ thông tin của chúng tôi hoặc trong hồ sơ giấy.

    Chúng tôi sẽ không lưu trữ thông tin về quý vị lâu hơn cần thiết.

    Cập nhật thông tin về quý vị

    Nếu bất kỳ thông tin nào quý vị cung cấp cho chúng tôi thay đổi, ví dụ quý vị đổi địa chỉ email hoặc nếu quý vị muốn hủy bỏ bất kỳ yêu cầu nào quý vị nêu với chúng tôi, xin quý vị gửi email đến admin@tuv.org.au báo cho chúng tôi biết.

    Quyền hạn của quý vị

    Quý vị có quyền hỏi xin bản sao thông tin chúng tôi lưu trữ về cá nhân quý vị, sửa lại cho đúng bất kỳ thông tin cá nhân nào không chính xác và phản đối việc chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân về quý vị cho mục đích tiếp thị. Quý vị cũng có thể khiếu nại nếu quý vị lo ngại về việc chúng tôi xử lý thông tin cá nhân về quý vị.

    Nếu muốn thực hiện bất kỳ điều nào bên trên, xin quý vị gửi email đến admin@tuv.org.au

    Quý vị cũng có thể gọi điện thoại qua số 03 9411 1444 và yêu cầu được nói chuyện với Giám đốc Dịch vụ Pháp lý (Legal Service Manager) của chúng tôi.

    Chúng tôi sẽ xem xét bất kỳ khiếu nại nào chúng tôi nhận được và hồi đáp kịp thời (thường là 30 ngày kể từ ngày nhận được việc khiếu nại). Nếu không hài lòng với cách chúng tôi giải quyết, quý vị có thể khiếu nại với cơ quan giám sát việc bảo mật liên quan. Chúng tôi sẽ cho quý vị biết chi tiết của cơ quan giám sát liên quan khi có yêu cầu.

    Cách thức liên lạc với chúng tôi

    Chúng tôi hoan nghênh ý kiến quý vị đóng góp về trang mạng và Chủ trương Bảo mật của chúng tôi. Nếu muốn liên lạc với chúng tôi về bất kỳ thắc mắc nào hoặc có ý kiến nào khác, xin quý vị gửi email đến admin@tuv.org.au hoặc gửi thư cho Legal Service Manager, Tenants Union of Victoria, P.O Box 234, FITZROY, VIC 3065.

     


    Our approach to privacy | Vietnamese

    Tenants Victoria acknowledges the support of the Victorian Government.